Przechowywanie dokumentów

Zarządzanie dokumentami firmy obejmuje wiele procesów, a jednym z nich jest archiwizacja. Niektóre dane trzeba przechowywać nawet 50 lat, dlatego ważne, aby nad wszystkim czuwali specjaliści. Ich wiedza, doświadczenie i profesjonalne podejście pomogą utrzymać dokumentację w dobrym stanie do terminu wymagalności. Na czym dokładnie polega przechowywanie akt? Sprawdź informacje na tent temat, zawarte na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/sandomierz/. W kontekście przechowywania coraz większą rolę odgrywa digitalizacja, czyli przejście na formę elektroniczną. Warto rozważyć takie rozwiązanie zwłaszcza w przypadku dużej ilości dokumentów papierowych, których archiwizacja wiąże się z wyższymi kosztami, a dodatkowo jest mniej komfortowa.

Porządkowanie archiwum

Prowadzisz archiwum zakładowe zgodnie z zasadami, jednak rzadko je przeglądasz? Najprawdopodobniej można tam znaleźć dokumenty, które powinny zostać zniszczone. Przechowywanie akt (więcej informacji o ten procedurze dostępnych jest pod adresem https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-akt/sandomierz/) to tylko jedna strona medalu. Ustawodawca nakłada obowiązek niezwłocznego ich zniszczenia, gdy przestają być wymagane. Dlatego okresowe porządkowanie archiwum to zadanie, które warto powierzyć profesjonalistom.

Niszczenie dokumentów

Gdy mowa o dokumentach przeterminowanych, nie sposób nie wspomnieć o ich niszczeniu. Odbywa się ono poprzez:

  • cięcie na drobne kawałki - dla dokumentów papierowych,

  • demagnetyzację i utylizację nośnika - dla nośników danych elektronicznych.


Do czasu zniszczenia danych, nośniki powinny być przechowywane w specjalnych pojemnikach, które zabezpieczają je na czas transportu. Istnieje też możliwość skorzystania z usług mobilnych, które oferuje firma Rhenus Office Systems Poland. Usługę niszczenia warto uzupełnić o przechowywanie, o którym więcej dowiesz się dzięki informacjom zgromadzonym na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-akt/sandomierz/. Przedstawiona na stronie oferta skierowana jest do przedsiębiorców z Sandomierza.